Het is een veelgestelde vraag. Terecht, want de verschillen zijn zeer genuanceerd. In dit blog verduidelijken we het verschil tussen een begroting en een prognose. Als eerste geven we van beiden hun definitie:
Wat is een begroting?
Een begroting is een gekwantificeerde verwachting voor wat een bedrijf wil bereiken. Het is een gedetailleerde weergave van de toekomstige resultaten, financiële positie en kasstromen die het management gedurende een bepaalde periode met het bedrijf wil bereiken. Een begroting wordt meestal jaarlijks geactualiseerd. Soms kiezen bedrijven voor langere of kortere begrotingsperioden, afhankelijk van de informatiebehoefte.
De begroting wordt vergeleken met de werkelijke resultaten om afwijkingen van de verwachte prestaties te signaleren en daarop te sturen. Het management onderneemt corrigerende maatregelen om de daadwerkelijke resultaten weer in lijn te brengen met de begroting. Een vergelijking tussen de begroting en het resultaat kan de basis zijn voor wijzigingen in de prestatiebonus van werknemers.
Wat is een prognose?
Een prognose is een voorspelling van wat er daadwerkelijk wordt bereikt. De prognose is doorgaans beperkt tot belangrijke omzet- en kostenposten. De prognosesoftware van Logis kan tot op detailniveau een prognose uitrekenen. Een prognose wordt regelmatig bijgewerkt, maandelijks of driemaandelijks, en wordt gebruikt bij operationele afwegingen op korte termijn, zoals aanpassingen aan personeel, voorraden en de productiestraat. Er is geen variantieanalyse die de prognose vergelijkt met de werkelijke resultaten. Wijzigingen in de prognose hebben geen invloed op de prestatiebonus die aan werknemers wordt betaald.
Een begroting en een prognose vergelijken
Het belangrijkste verschil tussen een begroting en een prognose is dat een begroting het plan beschrijft voor wat een bedrijf wil bereiken, terwijl een prognose de werkelijke verwachtingen voor resultaten aangeeft, meestal in een veel beknopter formaat. Anders gezegd: Een begroting is een plan voor waar een bedrijf naartoe wil, terwijl een prognose een indicatie is van waar het daadwerkelijk naartoe gaat.
Voor de directe aansturing van uw organisatie levert de prognose de grootste bijdrage aan uw beleid, omdat deze een korte termijn weergave geeft van de feitelijke omstandigheden waarin een bedrijf zich bevindt. De prognose kan worden gebruikt om direct actie te ondernemen.
Een begroting daarentegen kan doelstellingen bevatten die simpelweg niet haalbaar zijn, of waarvoor de marktomstandigheden zo veranderd zijn dat het niet verstandig is om te proberen deze te halen. In een begroting moeten deze in ieder geval vaker dan één keer per jaar worden bijgewerkt, zodat deze enigszins aansluiten bij de huidige marktrealiteit. Zeker als u zich in een snel veranderende markt bevind, waar u veel effecten ervaart van externe omstandigheden. Als de aannames die zijn gebruikt om een begroting op te stellen binnen enkele maanden achterhaald zijn haalt u betere sturingsinformatie uit uw prognose.
Samengevat heeft u altijd een prognose nodig om de huidige richting aan te geven, terwijl het gebruik van een begroting daarvoor niet altijd nodig is.